Resulta de suma
importancia tener al día a las empresas en todos los aspectos gerenciales,
legales y contables. De seguidas explicaremos brevemente los riesgos,
sanciones, problemas y beneficios que implica estar o no organizado.
Desde el punto de vista gerencial, todo negocio
debe contar con un plan inicial, que le permita al empresario demostrar que el
negocio es posible, es decir, habiendo analizado las ventas, los competidores,
la distribución, los recursos financieros, los costos y precios, e incluso las
posibles dificultades esperadas y cómo las enfrentará. Este Plan de Negocios
debe a su vez ser actualizado de tiempo en tiempo, cuando por ejemplo se
incorporan nuevos productos o servicios o cuando se va a expandir el negocio o
para su reestructuración. Este instrumento es la base para convencer a futuros
participantes en el negocio y a instituciones financieras para la obtención de
créditos para la empresa.
Desde el punto de vista legal corporativo, las compañías
anónimas, figura jurídica más utilizada, deben estar constituidas y
registradas, celebrar anualmente Asambleas de Accionistas en las que se
aprueben los balances y estados de ganancias y pérdidas, designar a los
miembros de las juntas directivas o a los administradores. De igual manera, las
compañías anónimas están obligadas a llevar los libros corporativos de la
empresa y deben ser sellados en el Registro Mercantil en el que se constituyó
la empresa. En el Libro de Actas de Asamblea se debe transcribir, en primer
término, el Documento Constitutivo Estatutario y seguidamente y en orden
cronológico las Actas de Asamblea de accionistas que se celebren y deben ser
firmados al pie de los mismos por los presentes. En el libro de Accionistas, debe
abrirse un folio por cada accionista con el número de sus acciones y su valor
nominal. Los traspasos de dichas acciones deben igualmente asentarse en este
libro firmado por el cedente y el cesionario así como por uno de los directores
de la empresa, si así lo establecen los estatutos. Las ventas de acciones deben
ser notificadas al Registro Mercantil correspondiente con la copia del traspaso
efectuado en este libro. Los contratos y acuerdos que las empresas así mismo
deben ser documentados. Es importante entre otras cosas, tener todos estos
temas legales corporativos al día, ya que pueden ser solicitados en cualquier
fiscalización a la que la empresa sea sometida por parte de los organismos
públicos competentes.
El tema laboral se ha convertido en el dolor de cabeza
de muchos empresarios. La nueva LOTT trae diversas disposiciones que deben ser
conocidas y manejadas por el dueño de empresa, para evitar juicios laborales
así como sanaciones y multas impuestas por esa ley y por otras que regulan los
temas laborales. Por ejemplo el horario de trabajo, que se debe fijar en
lugares visibles del establecimiento y en letras grandes y debe ser aprobado
por la Inspectoría del Trabajo para su validez, este horario es verificado
tanto en las fiscalizaciones realizadas tanto por el SENIAT como por las del Ministerio del Trabajo, entre otros
organismos públicos. Otros temas también son fundamentales, como el llevar un
libro de horas extras (así no laboren sus empleados horas extras) porque son
pedidos en las fiscalizaciones del MINPPTRA;
cumplir con la jornada máxima de trabajo; las utilidades, vacaciones, permisos,
pago del beneficio de alimentación. Por otro lado, los organismos competentes
vienen desarrollando jornadas de fiscalización para verificar el cumplimiento
de estas obligaciones y de las obligaciones parafiscales como la inscripción de
las empresas y los empleados en el IVSS,
INCES; BANHAVI, INSPSASEL y establecer las sanciones y multas
correspondientes en caso de incumplimiento.
En materia fiscal y contable, existen diversos temas que deben
estar organizados. Por ejemplo, toda empresa que realice actividades económicas
de naturaleza industrial, comercial, servicios o de índole similar, está
sometida a una previa autorización o licencia que debe obtener del Municipio en
el que se desarrolle esa actividad (antes denominada comúnmente Patente de
Industria y Comercio. Así mismo debe pagar un impuesto por esas actividades
económicas, cuya base imponible para el cálculo la constituyen los ingresos
brutos obtenidos por el contribuyente en un período fiscal determinado,
llevados a cabo por las actividades comerciales o industriales habituales del
contribuyente en un municipio determinado. La alícuota a pagar dependerá de la
actividad comercial o industrial que realice y la clasificación contenida en el
clasificador de actividades que forma parte de la Ordenanza correspondiente.
Así mismo se debe también retener y pagar mensualmente el IVA por las ventas que realice y presentar las declaraciones
mensuales de las retenciones que realiza. Por otro lado las empresas deben
declarar y pagar anualmente dentro de los dos meses siguientes a la fecha de su
ejercicio económico el Impuesto sobre la Renta y de acuerdo al tipo de
operaciones que realicen les corresponde retener y enterar este impuesto. Las
empresas deben así mismo llevar libros de compras y venta, contabilidad
mensual, tener actualizados los libros contables, guardar y tener organizados
los soportes de los ingresos y egresos de su empresa, esto es, depósitos,
facturas emitidas y recibidas, recibos empleados, estados de cuenta bancarios,
entre otros soportes. Todos estos temas además de ser obligaciones de los
empresarios, son verificados y sancionados por el SENIAT en sus fiscalizaciones.
Recomendamos
realizar con nosotros la Auditoria Legal y Laboral que le permitirá conocer con
más detalles si su empresa está al día con estas y muchas otras regulaciones y
en definitiva saber si su negocio está o no organizado.
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